Sachbearbeiter:in (w/m/d) Weiterbildung, Veranstaltungen und Alumnimanagement
- Teil- oder Vollzeit möglich
- Alfred-Herrhausen-Straße 50, 58455 Witten, Deutschland
Die Universität Witten/Herdecke (UW/H) ist die erste deutsche Universität in privater Trägerschaft. Sie wurde im Jahr 1982 gegründet und hat sich seitdem als wichtige Bildungsinstitution in Deutschland etabliert. Mittlerweile sind insgesamt 900 Mitarbeitende und rund 3.000 Studierende in den Fakultäten für Gesundheit sowie für Wirtschaft und Gesellschaft in Witten eingeschrieben.
Der Professional Campus ist die Plattform für berufsbegleitende Fort- und Weiterbildung der Universität Witten/Herdecke. In einem Kernteam von sieben Mitarbeitenden konzipieren und organisieren wir Lehrgänge, Workshops und Konferenzen für Berufstätige, insbesondere Führungskräfte.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung für unser Team im Bereich Seminar- und Eventmanagement.
Die Stelle ist in Teilzeit (15 Wochenstunden) zu besetzen. Davon entfallen 10 Wochenstunden auf eine zunächst zweijährige Elternzeitvertretung. Die Anstellung ist daher auf zwei Jahre bis zum 31.12.2027 befristet; eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.
Ihre Aufgaben
Organisation und Durchführung von Weiterbildungs- und Veranstaltungsmanagement
- Administrative Betreuung von Lehrgängen, Workshops und Konferenzen (digital und in Präsenz)
- Termin- und Raummanagement
- Koordination und Betreuung von Referent:innen und Lehrbeauftragten
- Zusammenstellung und Versand von Seminar- und Veranstaltungsunterlagen
Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement
- Organisation der Anmeldeprozesse und Teilnehmendenverwaltung
- Serviceorientierte Betreuung von Interessent:innen und Teilnehmenden
- Pflege von Veranstaltungsinformationen in internen Systemen
- Unterstützung bei der Qualitätssicherung organisatorischer Abläufe
Alumni- und Netzwerkmanagement
- Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung des Alumni-Netzwerks
- Mitwirkung bei Alumni- und Netzwerkveranstaltungen
- Pflege und Verwaltung von Kontaktdaten
Administration, Budget und Systeme
- Rechnungsmanagement sowie vorbereitende buchhalterische Tätigkeiten
- Unterstützung bei Budgetplanung und -kontrolle
- Pflege und Verwaltung von Kund:innen- und Veranstaltungsdaten im CRM-System
- Koordination externer und interner Dienstleistenden sowie Kooperationspartner:innen
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich oder eine ähnliche Qualifikation
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, idealerweise im Veranstaltungs-, Weiterbildungs- oder Bildungsbereich
- Erfahrungen im Hochschulkontext oder in einer wissenschaftsnahen Organisation sind wünschenswert
- Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr gutes Zeitmanagement
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prozesse parallel zu koordinieren
- Souveräner Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word)
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit CRM- oder Campus-Management-Systemen
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
- Freude an der Zusammenarbeit im Team
Wir bieten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Flexible Arbeitszeiten)
- 30 Tage Jahresurlaub und freie Brückentage (der 24. bis 31. Dezember sowie drei Brückentage sind zusätzlich dienstfrei)
- Erstattung von Kinderbetreuungskosten von bis zu 200 Euro monatlich (abhängig von Gehaltshöhe und Alter des Kindes)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Ein umfassendes Weiterbildungsprogramm
- Förderung von umweltfreundlicher Mobilität (Bikeleasing, Anmietung von E-Autos etc.)
- Ein vergünstigtes Jobticket für den Nahverkehr
- Ein breites kulinarisches Angebot in unserer Cafeteria zum Mitarbeitendenpreis
- Verschiedene Sportangebote für Mitarbeitende
Kontakt
Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bitte bis zum 30.03.2026 ausschließlich online mit den üblichen Unterlagen sowie Ihren Gehaltsvorstellungen und dem möglichen Eintrittstermin. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Herr Sebastian Benkhofer
Abteilungsleiter Professional Campus und Alumni Management
Bei Rückfragen steht Ihnen Vera Mattheis unter der Telefonnummer: 02302/ 926-758 zur Verfügung.
Vielfaltsgedanke
Die Universität Witten/Herdecke lebt den Vielfaltsgedanken ausdrücklich (www.uni-wh.de/diversity). Sie verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern und berücksichtigt die Kompetenzen und Besonderheiten, die diese z.B. aufgrund ihres Alters oder ihrer körperlichen Konstitution mitbringen. Eine Erhöhung des Frauenanteils am wissenschaftlichen Personal wird proaktiv angestrebt.
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