Office Manager

Deine Rolle

Als Office Manager (m/w/d) bei Zalaris übernimmst Du eine zentrale Schlüsselrolle in der Büroorganisation und -verwaltung an unserem Standort in Hagen. Du bist nicht nur die erste Anlaufstelle für organisatorische, administrative und operative Belange - Du bist die Seele des Standorts und sorgst mit Deinem Engagement dafür, dass sich Mitarbeitende wohlfühlen und der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert.
Mit Deiner strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise sorgst Du für effiziente Prozesse, koordinierst externe Dienstleister, organisierst Meetings und Events und bringst Dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Büroorganisation ein. Die Tätigkeit erfolgt grundsätzlich vor Ort - vereinzelte Home-Office-Tage sind in Abstimmung möglich, stellen jedoch eine Ausnahme dar und nicht die Regel.

Deine Aufgaben

• Organisation und Durchführung von Meetings und Firmenveranstaltungen (z.B. Kick-Off-Meetings, Firmenfeste, Team-Events). Für die Organisation und Teilnahme an Events wird eine geringe Reisebereitschaft (max. 5 % der Arbeitszeit) vorausgesetzt
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie des zentralen Infopostfachs
• Koordination von externen Dienstleistern (z. B. Reinigung, Catering, Sicherheitsdienst)
• Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen in SAP in Zusammenarbeit mit Finance
• Verwaltung von Reiseportalen sowie Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - gerne auch mit Hintergrund aus der Hotellerie oder Dienstleistungsbranche
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Office Management oder im Assistenzbereich
Sicherer Umgang mit MS Office sowie gute Kenntnisse in SAP von Vorteil
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Selbstständige, serviceorientierte und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative und Organisationstalent

Wir bieten

• Attraktives Gehaltspaket
• Flexibilität
• Rabattprogramm “Corporate Benefits”
• Edenred City Card mit Zuzahlung vom Arbeitgeber
• Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Kindergartenzuschuss
• Job Rad
• Gesundheitsvorsorge
• Sonderurlaub
• Weiterbildung
• Mitarbeitende werben Mitarbeitende-Programm
• Tolle Firmenevents
• Geschenke und Gutscheine zu besonderen Anlässen