Mitarbeiter:in im Bereich der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation (w/m/d) (Homeoffice möglich)

Offen im Denken
Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Einsatzort
Duisburg
Einsatzbereich
Universitätsbibliothek

Mitarbeiter:in im Bereich der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation (w/m/d, Nr. 201-25)
EG 8 TV-L

Wir, die rund 160 Beschäftigten der Universitätsbibliothek der Universität Duisburg-Essen, setzen unsere Erfahrung und Innovationsfreude gewinnbringend für ein bedarfs- und zukunftsgerechtes Medien und Dienstleistungsangebot ein. Für effiziente und effektive betriebliche Prozesse in der Bibliothek sind unser Sekretariat und das Dezernat Betrieb und Organisation wichtige Knotenpunkte.
Besetzungszeitpunkt
schnellstmöglich
Vertragsdauer
unbefristet
Arbeitszeit
39 Stunden 50 Minuten (100%), Teilzeitbeschäftigung ist möglich

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie setzen die verwaltungstechnische Vorbereitung von Verträgen um und bearbeiten Personalangelegenheiten (z. B. Vorbereitung von SHK-Verträgen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Verwaltung der Gleitzeitkonten)
• Sie bearbeiten Beschaffungsvorgänge (z. B. Angebotseinholung, Preisvergleiche)
• Sie bearbeiten Buchungsfälle in SAP
• Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen
• Sie unterstützen das Fortbildungsteam der Universitätsbibliothek in der Terminkoordination interner Fortbildungen, in der Kommunikation, in der formalen Prüfung von Fortbildungsanträgen sowie im Führen von anonymisierten Statistiken
• Sie organisieren und betreuen das Sekretariat (z. B. Korrespondenz, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Betreuung von Besucher:innen)
• Bereitschaft auch am Campus Essen, z. B. zur Vertretung von Kolleg:innen, zu arbeiten

Ihr Profil

• kaufmännische Berufsausbildung, die mit mindestens „befriedigend“ abgeschlossen ist
• Erfahrungen in der Büroorganisation und in der Erledigung von Sekretariatsarbeiten
• Routinierter Umgang mit modernen Kommunikationstechnologien und mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook)
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift in Verbindung mit sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksweise
• Grundkenntnisse der englischen Sprache
• Kenntnisse im Umgang mit SAP sind von Vorteil
• Flexibilität, Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Serviceorientierung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Einsatzbereitschaft

Sie erwartet

• ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UB haben
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Bewerbungsfrist
2025-05-19
Kennziffer
201-25

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Senden Sie hierzu die üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe der Kennziffer 201-25 elektronisch als eine zusammengefügte PDF-Datei an die Direktorin der Universitätsbibliothek Nicole Walger per E-Mail an bewerbung.ub@uni-due.de.
Informationen zur Stelle
Weitere Informationen zu der ausgeschriebenen Stelle erhalten Sie bei der Referatsleitung Christiane Alkämper, E-Mail: christiane.alkaemper@uni-due.de. Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Sarina Brauner, E-Mail: bewerbung.ub@uni-due.de.
Informationen über die UB Duisburg-Essen finden Sie unter:
Weitere Informationen
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern.
www.uni-due.de/diversity
Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Mit Ihrer Bewerbung auf eine der ausgeschriebenen Stellen erklären Sie sich mit den Vorgaben gemäß der Datenschutzgrundverordnung und einer Kontaktaufnahme per Mail ausdrücklich einverstanden. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier.