Leitung Verwaltung (m/w/d)
Standort Bochum · Vollzeit · ab sofort · volle Verantwortung für den Verwaltungsbereich
AABBUS ist ein zugelassener Bildungs- und Qualifizierungsträger mit Sitz in Bochum. Mit geförderten Weiterbildungen im Bereich Schutz & Sicherheit und ÖPNV-Service bringen wir Menschen zurück in Beschäftigung - in enger Zusammenarbeit mit Agenturen für Arbeit und Jobcentern. Für unsere Verwaltung suchen wir eine Führungspersönlichkeit, die den gesamten administrativen Bereich eigenverantwortlich steuert und der Geschäftsführung den Rücken freihält.
Ihre Aufgaben
*Gesamtverantwortung für die Verwaltung: Sie leiten den administrativen Bereich eigenständig, organisieren Abläufe, setzen Prioritäten und führen das Verwaltungsteam.
*Teilnehmer- und Maßnahmenverwaltung: Verträge, Teilnehmerakten, Anwesenheits- und Fehlzeitenmeldungen, Klassenbuchführung und maßnahmebezogene Dokumentation - vollständig und fristgerecht.
*AZAV-konforme Dokumentation und Qualitätsmanagement: Sie stellen sicher, dass unsere Unterlagen jederzeit prüfungs- und auditfest sind, und bereiten Audits und Prüfungen vor.
*Korrespondenz und Meldewesen gegenüber Agenturen für Arbeit, Jobcentern und Behörden - termingerecht und verbindlich.
*Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsstellung und Abrechnung der Maßnahmen in Zusammenarbeit mit unserer externen Buchhaltung.
*Fristen- und Vertragsmanagement, Stammdatenpflege sowie Organisation von Kursstarts aus administrativer Sicht.
*Direkte Berichtslinie an die Geschäftsführung; Mitgestaltung und Verbesserung interner Prozesse.
Ihr Profil
*Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne mit Weiterbildung (z. B. Fachwirt/in) oder betriebswirtschaftlichem Studium.
*Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung, davon idealerweise erste Führungs- oder Leitungserfahrung.
*Erfahrung bei einem Bildungsträger oder Kenntnisse in AZAV, SGB II/III und der Zusammenarbeit mit Arbeitsagenturen sind ein starkes Plus.
*Ausgeprägte Genauigkeit und Zuverlässigkeit - bei geförderten Maßnahmen zählt jedes Dokument und jede Frist.
*Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
*Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit Verwaltungs- oder CRM-Software von Vorteil.
*Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Wir bieten
*Vergütung von 3.600 - 4.200 € brutto/Monat, je nach Qualifikation und Erfahrung.
*Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege.
*Einen sicheren Arbeitsplatz mit sinnstiftender Tätigkeit.
*Strukturierte Einarbeitung in unsere Maßnahmen, Abläufe und Systeme.
Interesse?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.
AABBUS · Steinring 55, 44789 Bochum · E-Mail: aabbus.bildung@gmail.com · Tel.: 0176 84623614
