Kaufmännische/-r Mitarbeiter/-in Projektorganisation

Für unseren Standort in Gelsenkirchen-Rotthausen suchen wir zum 1. Januar 2026 eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter für die Projektorganisation und den Empfang sowie für die Betreuung unserer Kundinnen und Kunden.

Ihre Aufgaben sind:

• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs von Sekretariat und Empfang
• Unterstützung im Projektmanagement
• systematisches und genaues Führen und Kontrollieren von Abrechnungslisten für öffentliche Auftraggeber
• Überprüfen und Kontrollieren von Projektdokumentationen
• Verwaltung und Archivierung von Unterlagen
• Vorbereitung und Assistenz bei Veranstaltungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung z.B. als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement
• erste Berufserfahrung
• absolute Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei der Prüfung von Dokumenten
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenz in deutscher Sprache, vorzugsweise auch Fremdsprachenkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Sie verfügen über Organisationsgeschick, gehen gerne mit Menschen um und sind kommunikativ.
• Kundenorientierung und ein vertrauenswürdiger und respektvoller Umgang mit Kunden sind für Sie selbstverständlich.

Wir bieten Ihnen

• Festanstellung
• Vollzeitbeschäftigung (eine Beschäftigung in Teilzeit ist auch möglich)
• Bezahlung nach Qualifikation und Berufserfahrung
• Einarbeitung durch das WbI-Team
• Fachliche Qualifizierung und persönliche Weiterbildung
• kooperatives und motivierendes Betriebsklima

Bitte bewerben Sie sich per E-Mail unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.